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四川嘉祥教育集团

四川嘉祥教育集团:规范办公流程、提高办公效率

2000年,嘉祥教育集团第一所学校成立,这就是成都七中嘉祥外国语学校&成 都嘉祥外国语学校。学校始终以“办百年名校”为长远目标,以“创中华名校 育国际英才”为办学目标,坚持“以生为本、以师为根、多元创新、和谐共赢”的办学理念,致力培养“包容坚毅、健康快乐、德佳优先、国际领先”的嘉祥才子, 以良好的校风和优异的业绩,赢得了学生家长、同行、社会和主管部门的广泛认同,成为四川省民办教育的新标杆。为满足广大学子享受优质教育的需求,09年成华校区成立,这是成都市成华区一所高起点、高质量的九年一贯制寄宿制学校,现已有19个班级。学校依托校本部强大资源,以小规模、精细化的管理和规范、精致办学,在短短3年内,已发展成为“成都东北部教育高地,民办名校板块的领军学校。”随后嘉祥发展了成都七中嘉祥外国语学校、成都嘉祥外国语学校、成都嘉祥外国语学校成华校区、成都嘉祥外国语学校郫县分校等等多个校区,教育集团为了拓展教育产业,创办了成都九 思培训学校。嘉祥教育已经成为嘉祥集团最有价值的企业内涵,并制定了新的战略方向:提供东西方结合的世界一流教育平台,助中华英才实现最精彩完美的人生!在“引导传承、追求卓越、 诚信敬业、尊重个体”的企业文化下,始终以两大目标为己任,提供最优质的基础教育,培养综合素养一流的嘉祥学子,将他们送入最理想的高等学府;极尽全力发 展开拓新渠道,创造最优的教育产业、新的平台,以国际教育,教育改革等多元化手段,摆脱应试教育的桎梏,帮助嘉祥学子踏上更丰富全面的中华英才之路。

嘉祥教育发展 的过程中,充分发挥民办教育的体制与机制优势,大胆创新,尽全力成为激发、帮助教师施展才华、实现价值、献身教育的坚实平台,同时致力培养“包容坚毅、健 康快乐、德佳优先、国际领先”的嘉祥学子;培养人格自尊、经济独立、事业成功、精神富有的七中嘉祥人。十多年来,嘉祥教育已逐步赢得社会认同,享有较高的 美誉度,创立了响彻成都乃至四川的民办教育品牌。

2001年起,为改变中小学教育脱节的现状,嘉祥教育在四川省率先开展“教学衔接研究”,并将衔接教育延伸到幼升小和初升高领域,至今,小升初、初升高、高中升大学和国内与国外的衔接教育已取得优异成果。

嘉祥更是在全省率先实现了国际化教育,创办了初中英语衔接班和高中国际班,引进英国教材,聘请英国教师;开设中英远程网络课程,英国学校派老师来校执教和现场网络教学;出国的美国、英国、澳洲、日本、新加坡、韩国等国家游学的教师有百人次、学生有近千人。

教育行业面临的挑战

但教育行业组织不断发展的过程中,要适应扩张后的环境、就业、学生、家长和社会的变化,必须不断地进行校企战略、管理、和制度的调整,而这些调整必然要面对组织内控的难度不断增加、内部管理难度越来越高、校企合作关系更多交叉重叠、治理模式越来越复杂等一系列管理问题。

如何保证教育行业的这种大型组织管理的可控性和敏捷性,成为很多学校致力于加强管控的大型教育组织所面临的普遍问题。具体表现在如下几方面:战略执行的挑战;内部敏捷管理的挑战;信息管控和知识创新的挑战;文化融合的挑战;校企合作模式的挑战.

学校各职能部门的业务系统建设比如学生工作管理系统、教务管理系统、HR系统、教师管理系统、财务管理系统、固定资产管理系统等提供管理决策支持的业务系统,各自相对独立,受众是相关职能部门人员,属局部、小众。 而资源管理系统,比如图书资源、教学资源、学术资源、档案受众较广,但对使用者的角色有所筛选。

从这些系统我们不难总结出这些系统的特点是业务数据流,数据的逻辑计算是这些系统的强项,报表和资源成为供管理者做决策时的重要数据来源。这些数据的产生、变动、使用不是一两个人完成的也不是小众能决定的,管理者在何处查看哪些数据?有重复数据时以谁为准,有没有统一的平台去审阅这些数据?这是我们所关心的问题。 

其次,网络应用服务作为信息化校园建设的基础应用,将业务系统的信息在一定程度上共享、传阅,但当我们的管理者需要做教学计划审批、经营费用预算、职务的呈报、师资派遣、公文流转时大量的办事表格和文件成为我们的办公载体。另外,大家有所感受到咱们的会议特别多,校长办公会、党务会、学术会、业务会、例会,您都应该有切身体会,这些会议不仅仅指会议现场,从会前的会议呈报、审批、材料收集、通知、议题决议、做会议纪要,转公文等等我们需要一个既可以审、又可以议的协作平台去减轻工作量,理顺思路、过程记录、意见振荡。 

大量的工作文件堆放在办公桌时,我们时常忘记了该做什么,先做什么,需要资料是在哪查,业务系统谁管,我怎么找他要?要来的数据准不准,可见信息的共享和推送是当前业务数据流(业务系统)不擅长的。 

除了刚才横向的比较,我们再从纵向管理思维看看信息化。 

以下是参考内容: 

学生工作管理系统:入学管理、宿舍管理、学费缴纳、学籍管理、学生资助、离校管理、校友联络; 

教务管理系统:教学计划管理、排课管理、考务管理、成绩管理、教材管理、实习管理、教学考评;

固定资产管理系统:学校设备,如实验室、电教器材、教学用房、各类办公用具等; 

透过教育的信息化发展历程可以看到,我们已经建立的财务、人力资源、教务管理、学生管理、校园一卡通、排课系统、用户接入管理等大量业务管理系统,提升了职教业务层面的管理。但在新经济时代,信息化本身不仅仅是业务管理的工具,同时也是职教组织、行政、教学、业务管理和校园文化建设的平台。职教体系内控复杂性的不断增加,使得在战略执行、敏捷组织建立、信息资源管控、泛组织的文化融合等方面需要全新的协同平台的支撑。

正因为有如此的师生员工形成的校园,无疑是对学校的管理体制和一大难题。加上学校在办公方面没有一个统一的平台,使得学校在办公中遇到很多的问题:沟通不畅,文件传阅慢,效率不高,由于嘉祥教育多校区的办公方式,使得跨地域办公,公文文件传阅速度慢,见领导难,找人难,;无法便捷快速发布公告;查找纸文件浪费时间,人员流动造成资料流失,到他部门查找资料麻烦……

因此,为了响应上级有关文件关于加强教育行业信息化建设的精神和根据嘉祥教育集团的现行办公管理流程的需要和多校区的管理形式,学校领导决定由嘉祥信息化办公室于2017年负责开展了内部办公自动化的建设。进一步提高办公效率,规范办公流程,改善现行办公,健全办公制度,最终实现现代化办公。

建设需求

系统支持J2EE,解决远程办公。

u 系统易用、安全、可靠要有保障。

系统运行快速、稳定且提供服务升级。OA系统是全员长期使用,因此,为确保学校未来的低投入和学习成本,系统应该具备无须定制平滑升级的能力。

应用效果:

一:完善的公文流转

包括公文建立、编辑、审核、分发、存档和借阅等基本流程,支持领导批示、手写笔批注、痕迹保留、清稿、套红、电子签章、印章管理等操作。

二:灵活的流程管理

能建立串发、并发和混合流程,流程节点可进行权限设置,流程模板可自定义,支持委托授权,能用图形的方式查看流程,并可监控当前流程的进展情况,能将流程方便的嵌入到公文、文档、请求等办公事宜中去。

三:表单管理

能进行图形化的表单设计与编辑,可对表单中的字段进行统计分析,支持表单模板,表单与流程的协同。

四:文档管理

支持word、excel等主流办公软件编写的文档,在word文档上支持痕迹保留、电子签章等功能,支持文档的分类保存、文档与流程的协同,文档查询途径多样(如按文档编号、类别、标题、关键词、发文单位、日期等)、方式灵活(如单选、复选、组合、逻辑、模糊等)。

五:人员和机构管理

学校各单位各部门以树型结构方式进行组织和管理,人员分别按部门、职务、岗位等途径进行管理,人员与机构的编辑、更改方便,支持角色管理、分级授权、分布式管理。

六:日程安排 / 计划/会议

七:提供授权的公告 / 新闻 / 公共调查 / 专题讨论 / 短信平台等信息发布功能

应用情况及亮点

1)登录界面

2)协同工作

3)公文管理

4)文档资料管理

5)公共信息

应用效果分析

通过办公自动化的建设,不但转变了大家的传统办公观念,提高了教职员工的认识,树立了现代办公理念,全集团上下自觉学习和掌握现代办公手段,建立健全各项规章制度,进一步提高了工作质量与效率,同时也使学校的管理体制更加规范化。

通过对OA协同办公的运用,使得学校校园信息化建设上有了质的飞跃,很大程度上减轻了学校领导和老师的工作量,缩短办公办事时间,整体提升了学院教学效率和管理事务能力。目前,全院上下各部门已经停止纸质办公,通过办公自动化代替传统的纸质办公。公区办公也能通过OA办公自动化来处理公文、通知等的发送传阅,通过会议管理进行会议的通知,同时OA办公系统也为学校上下提供了文档资料的共享平台,便捷高效的文件传输流程,让整个学校充分利用了校园网络办公,为整个学校的工作带来了很大的便利。

通过协同平台实现职教组织内部多种职能的垂直管控、跨组织的横向业务快速协作和审批;通过对信息类别和使用者权限进行科学分类,构建全新的信息资源管控平台,支持校园管理自身长期发展的知识体系和决策体系的建设;打造让教职工有组织归属感的文化传播空间;形成统一登录的信息门户和统一消息机制的集成管理平台,最终实现由传统职教组织向现代职教组织的转变。

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