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西藏开投

西藏开投携手龙象科技步入信息化管理新阶梯

西藏开发投资集团有限公司(以下简称“西藏开投集团”)是2013年11月13日经西藏自治区人民政府批准成立,直属于自治区人民政府的国有独资企业,注册资本金20亿元人民币,办公地点设在西藏自治区拉萨市。集团公司设有办公室、政治工作部、人力资源部、财务部、规划发展部、工程技术部、计划合同部、安全监察环保部、监察审计部、资产运营部等10个部门。

目前,西藏开投集团根据“以清洁能源开发为主业,同时涉足工程咨询、基础设施、房地产、通用航空、产业园区、现代农牧业、旅游业和矿业等领域开发建设运营”的发展规划,先后开工建设了嘎堆水电站、阿里热电联产项目、拉林铁路“两电一通”迁改工程;正在筹备建设那曲易贡藏布金桥水电站、昌都金河流域瓦托水电站和昌都巴纳太阳能光伏发电站、日喀则岗巴太阳能发电站、贡嘎留琼太阳能光热示范项目,以及代建自治区“两个中心”(西藏自治区政务服务中心和公共资源交易中心)工程。另外,正在规划日喀则综合物流园区、那曲江达水电站、林芝易贡湖水电站、拉萨至墨竹工卡专项铁路、昌都芒康水泥厂以及日喀则白朗嘎东太阳能发电站等建设项目。

那么,这将对集团的管理提出更高要求。而支撑管理的信息化建设又将如何适应集团不断扩张的需求?答案是唯有不断探索新的管理方法和管理模式,才能符合和促进企业的发展。

为响应公司对信息化管理建设的要求,目前公司已通过综合办公系统实现了集团总部的全员信息化建设,随着公司业务的不断发展和扩张,下属分公司在实际的建设过程中,也遇到的越来越多的管理问题:

1. 因异地办公问题,集团总部与下属分公司之间的信息交换相对孤立,总部对下属分公司的办文办事无法追踪和督查;两者之间的信息交流没有专业的通讯平台支撑;

2. 随着下属分公司逐渐的成长、规模扩大,各分公司本身在日常的工作开展当中,也涌现许多管理上的问题:

u 会后办文办事,口头授权、事后遗忘;协作混乱、互相推委;事项与任务处理状态跟踪与反馈不及时;公文督办情况不可控;

u 信息存储分散、个人要事不清晰;

u 信息工作安排存在浪费时间,督办不方便的问题;工作汇报出现管理越细报告越多;

u 督办工作存在常浪费上下级的时间,常因工作繁忙和地域原因造成督办不及时、很难分清先后和轻重;

工作汇报当面汇报,递交书面报告,会议方式汇报等浪费时间,表达不准确;

u 事项相关管理方面(即在文档管理和查询上存在):事件或任务中的文档存在无法按照所分配事项或任务进行归口罗列;

领导外出的情况下,无法利用移动互联技术进行文件的审批和处理;现有信息化硬件设备(服务器、PC、网络)等利用率不是很高。

各部门信息交互没有很好的平台, 同时审批流程标准化程度不易确认, 在各处理环节难于记录,事后没有可追溯性,不能对文件处理环节效率做出科学的评定;

3. 领导在实际的处理过程中,无法快速有效的掌握总部下发到分公司的最新动态、文件事项的办理情况,并且对需要考核的事项的相关统计查询指标无法有效的查看查询;

致远协创的协同管理软件是这里信息化的燎原之火。在过去,西藏开投集团的信息化只是几个简单而不统一的应用系统,但这似乎并没有成为西藏开投发展的障碍。作为能源利用型企业,资源的占有显然是第一位的。不过,随着环境的变化,信息化也被战略性地提上日程。办公自动化、资产管理、ERP,西藏开投集团的信息化之旅,刚刚启程。

信息化,改变习惯从现在开始…..

西藏开投集团信息化的阶梯建设过程:

第一阶梯:西藏开发投资集团集团总部综合办公系统项目自20163月12日正式启动,在项目领导的支持、协调及全体项目组成员的共同努力下,经过3个月紧张有序的系统实施工作,于2016年6月均已完成系统上线。

 第二阶梯:随着集团业务的不断扩张和管理上的需求增长,西藏开发投资集团有限公司后续下属二级单位对综合办公系统涌现出急迫需求,最终于西藏开发投资集团下属分子公司综合办公系统扩容项目自20175月8日也正式启动,最终也已完成系统上线。

若下属分公司共建共享集群办公自动化体系,整体建成后具备了以下应用效果:

1. 各单位及分子公司实现单独公文处理模块,具备对发文、收文以及对处理过程的跟踪督办。其中包括:内部各部门发文稿纸的审核流程;收文办理流程,签报,会议纪要处理流程等;

2. 系统设计满足无纸化办公的需求;按公司管理制度有关规定审批流程,其中主要包括:

u 行政审批:证照使用申请表,制度化建设工作领导小组办公室专题会,用印申请表,会议通知单;

u 财务审批:资金支出审批表,费用报销单,差旅费报销单,业务招待费申请单,借款单,付款申请单等;

u 人事审批:加班申请表,请假单,出差(轮岗)审批表等;

合同审批:合同立项(或发标)审批表,合同协议书评估及审核会签表等;

1. 适应集团与分子公司的普遍需求,各子公司和部门可以根据实际工作需要,通过简单设置就可以生成一些简单的下属分公司业务管理模块。比如:项目管理,招投标管理等。

2. 保证信息充分共享和上传下达,实现信息资源的“一点录入、多点使用”,为领导和工作人员提供信息资源交流平台,便于工作贯彻和协调,并提供完善的网络安全体系结构和用户权限设置、控制,防止信息泄漏。

3. 建立各分子公司知识信息文档库,分级授权,统一管理。

4. 即时通信平台功能,实现了内部即时沟通、避免通过外部QQ等交流工具造成信息泄露,办文办事不严谨不规范。

…….

 第三阶梯:为实现西藏开发投资集团信息化的统一管理,减少信息孤岛,实现信息整合,数据联动,集团需实现综合办公系统与内部网站,用友NC系统的紧密集成,能够帮助集团打通业务数据,减少用户数据重复录入、保持数据一致性和完整性;能够实现集团业务流程互通互联,业务系统数据在综合办公系统中进行展现,满足集团各级领导对数据查阅,汇总,2017年8月进行了的相关业务系统的集成开发。

ERP业务任务统一展示在综合办公系统门户,点击单一任务可以直接进入财务NC系统,并展开任务的处理界面,以便快速处理。在协同管理系统中配置开发其他系统的单点登录链接,在用户第一次访问时,弹出提醒用户第一次登录需要输入该系统的用户名密码,然后变自动登录到其他系统中。

回顾实施协同OA以来的两年,西藏开发投资集团信息化走过的路,选择协同OA作为西藏开投集团整体信息化的第一步,是想通过这种涉及面广,能够帮助企业改进工作效率,培养员工在网络和计算机环境中开展日常工作的兴趣和使用水平,为信息化全面深入推进打下坚实的基础。在这个基础上,西藏开投集团信息化,确实为企业的战略转型、主营业务和扩张发展,发挥了良好的促进和支撑作用。

 


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