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地勘院项目案例

四川省煤田地质工程勘察设计研究院--专业定制,高效协同项目背景:

 四川省煤田地质工程勘察设计研究院(以下简称我院)组建于1996年,是具有独立法人资格的国有事业单位。全院员工95%以上为专业技术人员,是全局综合实力较强的技术密集型单位,是一支充满激情与活力的战斗团队及合作队伍。

该院主要从事煤炭地质勘查、金属与非金属矿产地质勘查、水文地质、非常规油气(页岩气与煤层气)调查与勘查、瓦斯地质研究与防治、区域地质矿产调查、岩土工程地质勘察、地球物理勘查;安全咨询与评价、矿山设计、矿山监理;地质灾害防治工程,勘查、设计、评估、监理、施工;煤层气(瓦斯)检测、页岩气检测、岩矿检测、农业地质调查等工作。

 

管理诉求

1.降低公文交换成本,提高文件收取和会议通知的时效性;

2.削减各类纸质信息简报的印发量,有效组织信息,提高政务、党务信息的共享利用率;

3.增强对文件处理各个环节的监控,实现对重点工作办理全过程的有效管理;

4.合理归档工作文件,方便查阅、统计等使用;改进工作人员的交流方式和途径,提高工作协同水平,提高政务服务质量;

5、在高速发展中,四川省煤田地质工程勘察设计研究院也面临着如何对项目管理、招投标管理、合同管理、固定资产管理、人事管理等各方面对下属单位进行有序管理的难题。项目管理方面:费用管控复杂,很难根据院实际情况实现精细化管理;招投标管理方面:流程分支多、需要各领导审核签字的文件多;合同管理方面:流程和行为无准确规范,需要提升执行能力;人事管理方面:人员多,技术人员证件管理难度大,证件现状无法掌握。

取得的初步效果

1.公文网上交换传输的高效率,会议通知及时送达,显著降低了乡镇和部门交换纸质文件的工作量,大幅度削减了纸质文件的印制。最重要的是有效缩短了文件流转环节的时间延迟。

2.通过讨论区、文档管理等功能的应用,各单位工作人员之间的协同交互能力大大提高,政务办公信息高度集中和共享。

业务管理方面:

Ø 人事管理:

鉴于庞大的人员体系,龙象科技为四川省煤田地质工程勘察设计研究院建立起了关于人事管理的规范化流程,员工个人的档案信息,如任职情况、职称情况、工作经历、劳动合同等均全面记录在人事员工表单中,从而形成员工信息的整体数据库,实现了系统可根据个人底表数据进行更换部门后的过往履历添加,关联形成完整的阶段性个人履历信息。

同样,年假管理系统从人员入职起算,系统自动计算年假天数,根据请假审批流程自动扣除响应天数,直到用完无法进行请假申请,同时每次员工请假信息都会自动备案保存。最终,基于致远互联协同平台V6.1 SP1,形成完整的数据库,各个职能部门依据职能需要对子公司、分公司在日常管理过程中出现的问题,管理更加动态化。

Ø 项目管理:

项目管理应用功能是依据行业的核心管理法进行搭建,包括招投标、立项、合同、成本预算、项目周报、竣工、档案、物资、合格分包方管理等项目,涵盖方方面面。

以成本预算管理为例,项目立项之后,项目经理填写该项目的编制总费用以及各个科目的预算编制金额,会有前期的初步统计。随着实际项目进度的推进,会产生对各科目的预算金额的调整,继而在本次填写之后会直接覆盖上次的数据,提升了成本控制能力。

另一个极具特色的应用是项目周报管理模块,进而匹配总体施工计划,在每个月的月报记录中进行对比,有效完整的监督施工每周进展情况。

项目各分包方费用支出的合理性得不到有效控制;报销规定不能即时查询,导致出错率较高,影响财务部门核算,效率低下.报销的原始单据采用纸质形式保存,无法查询、汇总,无法进行多年数据的分析比较,查询历史相关数据的难度非常大。在进入后期付款的资金管理过程中,最终单据内容会与项目过程中的多个模块产生信息关联,并将实现了各分包方按照签署合同金额来把控最终结算金额的精细化管理流程。

Ø 固定资产管理:

资产档案管理是实现资产管理的核心基础,只有建立了完善的基础数据,企业的资产管理工作才能顺利有序的进行。

资产信息管理是对该资产进行全生命周期的信息记录,包括其基本信息、使用状态、变更记录、维保记录、资产照片等信息均可记录在案。管理人员在需要的时候,只需打开该表,即可一目了然的看到该资产的所有信息。

Ø 资产采购申请:

资产采购申请记录是对实物资产管理的重要功能。当组织人员需要申请采购某一资产时,必须按照组织规定发起相应的流程,说明采购资产的原因、使用人员、领用的资产类型及名称等。报由相关部门及领导审批,审批通过后,发起人方可采购。

 

Ø 资产调拨申请:

资产调配调拨由资产管理部门处理,审批完成后,由资产管理员填写调配调拨后的现使用部门、现责任人和交割记录等信息,完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的使用部门、责任人等信息,调配调拨情况将存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。

 

Ø 资产检修申请:

员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行维修或保养,其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并理清责任,若因员工人为损坏导致维修则由资产管理部门注明需要员工承担的费用。审批完成资产维保后,资产管理部门记录维保的具体日期与情况,填写无法维修需要报废报损的资产数量,完成后系统自动将维修保养信息存档到资产档案的“资产信息变更记录”中。

 

Ø 资产处置申请:

员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行报废报损,其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任,若因员工人为损坏导致则由资产管理部门注明需要员工承担的赔偿。审批完成后资产管理部门处置资产,记录处置的具体日期、回收残值等情况,完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将报废报损信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。

致远协同管理系统帮助地勘院实现了具体业务的精细化管理,流程标准的规范化,数据归类成库,给各层级领导提供了决策支撑的作用。现在已经进入了大数据时代,对一个事业单位来说,管理的规范化、精细化以及标准化是非常重要的,这些都需要大数据的支持,而大数据的支持需要致远互联协同管理平台的支撑,使数据应用更加灵活,为营管理助力。


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